Phong Ke hoach - Tong Hop - Giới thiệu chung

3. Nhiệm vụ chính của Phòng

(1) Tổ văn phòng

Lập kế hoạch chung về các mặt công tác, tập hợp mọi thông tin về các mặt công tác của trường. Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch.
Tổ chức chỉ đạo công tác văn thư của trường kịp thời và không để thất lạc (công văn đến, công văn đi, phân phối, theo dõi việc thực hiện, lưu trữ công văn đầy đủ và thứ tự để việc khai thác tài liệu lưu trữ được nhanh theo yêu cầu).
Theo dõi, tổng hợp, điều phối và đôn đốc các đơn vị trong trường thực hiện đúng kế hoạch thời gian.
Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v... của trường theo yêu cầu của BGH.
Cập nhật các số liệu thống kê trong toàn trường và ĐBSCL để cung cấp kịp thời theo yêu cầu của BGH.
Quản lý các phương tiện nghe nhìn, các hội trường ở khu hiệu bộ để phục vụ các hội nghị của trường và các đơn vị.
Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra qui cách các văn bản ở các đơn vị trong trường.
Tổ chức sao chép, đánh máy tài liệu phục vụ cho công tác và hội nghị.
Theo dõi và cấp giấy giới thiệu, công lệnh, giao nhận bưu phẩm v.v...
Theo dõi công tác thi đua khen thưởng của trường
Quản lý con dấu của trường.
Phục vụ nước uống, vệ sinh thường xuyên và bảo vệ an toàn cho khu Hiệu bộ.
Giúp các đơn vị trong trường liên lạc với các cơ quan trong và một số tổ chức nước ngoài ở TP.HCM.

Phương án cải tiến quản lý:

Phương châm hoạt động của tổ văn phòng là giải quyết công việc nhanh, gọn, kịp thời và chính xác, không gây phiền hà.
Thường xuyên chăm sóc vệ sinh hội trường và cơ sở vật chất của khu hiệu bộ, bảo quản tốt trang thiết bị phục vụ hội nghị .........
Giải quyết được việc cho mọi đối tượng đến quan hệ công tác trong khuôn khổ qui định của Trường, Bộ và Nhà nước.
Chuẩn bị thật chu đáo cho mọi công tác, có tinh thần phục vụ ân cần và hoà nhã với mọi người.
Có tinh thần quán xuyến, theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt các chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

(2) Tổ Ô tô

Quản lý và sử dụng đội xe của trường.
Phục vụ việc đưa đón cán bộ công nhân viên, sinh viên trong trường đi thực tập,thực tế, cán bộ ngoài trường và chuyên gia nước ngoài đến công tác, hội nghị, hội thảo tại trường khi có yêu cầu và phải có hợp đồng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Phục vụ công tác tuyển sinh hàng năm chu đáo
Chuyển bệnh cấp cứu CBCNV và SV trường, giải tội phạm, ...
Lập kế hoạch dự trù sửa chữa xe.
Kiểm tra, theo dõi về mặt kỹ thuật xe thg xuyên và định kỳ theo đúng qui định.
Tính toán cước phí xe cho các đoàn khách theo hợp đồng điều xe.

Phương án cải tiến quản lý:

Quản lý và sử dụng tốt đội xe của trường.
Dựa vào số lượng đăng ký và tuyến đường đi, Tổ Ô tô sẽ bố trí loại xe, tài xế và kết hợp các đoàn công tác với nhau cho phù hợp để tiết kiệm (tránh xe không tải)
Tinh thần thái độ phục vu đươc coi trọng, qua phản ảnh của cán bộ công chức sử dụng xe, phòng sẽ có uốn nắn và điều chỉnh kịp thời.
An toàn và bảo quản xe: đây là khâu quan trọng nhất trong quản lý chất lượng. Trước khi xe đi công tác, công tác kiểm tra xe được thực hiện. Định kỳ xe sẽ được kiểm tra theo qui định của Cảnh sát giao thông. Hàng năm Tổ Ô tô lập kế hoạch sửa chữa lớn xe theo thứ tự ưu tiên. Các hư hỏng nhỏ sẽ được phát hiện và sửa chữa kịp thời thông qua việc kiểm tra xe.
Tạo điều kiện tốt cho lái xe học tập nâng cao tay nghề.
Tự học anh văn cơ bản dành cho lái xe để phục vụ đưa đón khách nước ngoài.
Phương châm phục vụ của tổ là đảm bảo an toàn, giờ giấc, bảo quản xe tốt, hòa nhã.

(3) Tổ Nhà khách

Nhà khách trường được dùng làm nơi tạm trú cho khách tham gia các công tác giảng dạy, hợp tác nghiên cứu khoa học với trường . Tổ chức nấu ăn cho khách, các tiệc chiêu đãi của trường và các đơn vị khi có yêu cầu.
Đối tượng tạm trú tại nhà khách gồm khách trong và ngoài nước tham gia giảng dạy hay hợp tác với trường, khách mời cuả Ban Giám hiệu. Nhà khách không nhận khách ngoài; trong trường hợp đặc biệt phải có ý kiến cuả Ban Giám hiệu.

Phương án cải tiến quản lý:

Tinh thần thái độ phục vụ khách.
Cải tiến món ăn, đa dạng và phong phú hơn
Thường xuyên học tập để nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khách.
Phương châm phục vụ là đáp ứng được yêu cầu của khách theo kế hoạch hoặc đột xuất. Hòa nhã, ân cần,vệ sinh sạch sẽ,vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi.
Việc quản lý chất lượng còn căn cứ vào phản ánh của khách thông qua sổ góp ý và một số kênh thông tin khác (như các bộ công chức trực tiếp làm việc với khách, tài xế v.v...).