Qui trinhf xin visa

PHÒNG HỢP TÁC QUỐC TẾ

Quy trình xin visa

Quy trình xin visa có thể tóm tắt thành các bước như sau:

1. Hồ sơ xin làm visa (bao gồm công văn xin làm visa và công văn xin visa) từ đơn vị (khoa, viện, trung tâm hoặc bộ môn trực thuộc,…) :

a). Công văn xin làm visa gửi đến: - Ban Giám Hiệu

Công văn xin làm visa cần thiết phải có các chi tiết sau:

- Nêu rõ lí do/ mục đích khách đến làm việc (trong chương trình hợp tác nào với trường).

- Nêu nghề nghiệp + trường Đại học, tổ chức mà khách trực thuộc.

- Cung cấp đầy đủ các chi tiết passport của khách gồm:

+ Họ và tên (đúng như họ tên xuất hiện trên passport)

+ Giới tính

+ Ngày tháng năm sinh

+ Quốc tịch (gốc và hiện nay)

+ Số passport (còn giá trị ít nhất là 6 tháng).

- Nơi xin nhận visa.

- Nêu rõ chi phí chuyến công tác của khách sẽ được chi trả từ nguồn nào.

- Thời gian khách đến làm việc là bao lâu.

- Số lần xin nhập xuất cảnh là bao nhiêu (1 lần hoặc nhiều lần).

- Địa chỉ dự kiến tạm trú tại Việt Nam

- Lịch làm việc của khách trong thời gian nhập cảnh Việt Nam.

b). Công văn xin visa: gồm ba công văn xin visa theo mẫu qui định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh: mẫu xin visa

* Chú ý: Toàn bộ hồ sơ nói trên phải được gửi đến Phòng Hợp tác quốc tế (HTQT) trước thời điểm khách nhập cảnh ít nhất là 2 tuần.

c) Danh sách các nước được miễn thị thực vào Việt nam: ( xem file DMCNDMTTvaoVN.doc ).

2. Phòng HTQT làm gì để xin visa cho khách?

Khi nhận được hồ sơ xin làm visa của đơn vị, Phòng HTQT tiến hành ngay việc làm visa theo trình tự như sau:

- Kiểm tra công văn xin visa bao gồm công văn gửi đến Bộ Giáo Dục và Đào Tạo, Cục Quản Lí Xuất Nhập cảnh, Bộ Công An: 3 mẫu a và 3 mẫu b (Báo đơn vị sửa chữa nếu có sai sót)

- Trình toàn bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh để xin ý kiến của Ban Giám Hiệu.

- Khi nhận được hồ sơ có bút phê đồng ý của BGH và chữ ký của BGH trên các công văn xin visa, Phòng HTQT tiếp tục xin số công văn từ Phòng Kế hoạch - Tổng hợp (KHTH), xin đóng dấu của trường và lấy số công văn của Phòng HTQT.

- Gửi toàn bộ các công văn xin visa đến Văn Phòng Liên Lạc của Trường tại Thành Phố Hồ Chí Minh.

- Gọi điện để confirm xem Văn Phòng Liên Lạc có nhận được các công văn này không.

- Anh Nhâm Ngọc Quốc Khánh (người phụ trách các công việc tại Văn Phòng Liên Lạc) sẽ trực tiếp gửi các công văn xin visa này cho Bộ Giáo dục và Đào tạo, Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh - Bộ Công An và theo dõi để nhận kết quả.

- Phòng HTQT có nhiệm vụ theo dõi tiến độ của việc xin visa này.

- Ngay khi nhận được kết quả visa, Văn Phòng Liên Lạc của Trường tại Thành Phố Hồ Chí Minh sẽ gửi ngay cho Phòng HTQT bằng fax.

- Phòng HTQT lập tức liên hệ, báo cho khoa, viện hoặc trung tâm đã xin làm visa, yêu cầu đơn vị này sắp xếp đến Phòng HTQT để nhận kết quả visa hoặc liên hệ báo kết quả visa cho khách (nếu là khách của BGH hoặc đơn vị có yêu cầu báo giúp)

* Chú ý: Phòng HTQT chỉ chính thức tiến hành thủ tục xin visa khi có bút phê đồng ý của Ban Giám Hiệu.

3. Thời gian xin visa: Khoảng 8 đến 10 ngày kể từ khi Phòng HTQT nhận được bút phê đồng ý của Ban Giám Hiệu.

Ta có thể tóm tắt quy trình xin visa bằng sơ đồ sau:

NƠI YÊU CẦU

(chuẩn bị hồ sơ)

1.a và 1.b

Khoảng 1 ngày (1) (5)