TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA CÔNG NGHỆ
VĂN PH̉NG KHOA
HƯỚNG DẪN
THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
ĐỐI VỚI SINH VIÊN KHOA CÔNG NGHỆ
I. BỘ MẪU ĐƠN VÀ BIỂU MẪU THƯỜNG DÙNG
Sinh viên vào mục “Bộ mẫu đơn” trong trang web của Khoa Công Nghệ để download các loại mẫu đơn (http://www.ctu.edu.vn/colleges/tech)
|
|
CÁC LOẠI MẪU ĐƠN |
| 1 |
Mẫu đơn xin xét tốt nghiệp |
| 2 |
Mẫu đơn xin xét tốt nghiệp bổ sung |
| 3 | |
| 4 | |
| 5 | |
| 6 | |
| 7 | |
| 8 | |
| 9 |
Mẫu đơn xin không tính điểm 1 số học phần vào TB tích lũy |
| 10 | Mẫu đơn xin miễn học phần (Học phần đă tích lũy ở hệ VLVH) New! |
| 11 | |
| 12 | |
| 13 |
Mẫu đơn xin tạm nghỉ học (áp dụng đối với sinh viên xin tạm nghỉ để điều trị bệnh.) |
| 14 |
Mẫu đơn xin tạm nghỉ học (áp dụng đối với sinh viên xin tạm nghỉ v́ hoàn cảnh khó khăn hoặc lư do khác) |
| 15 |
Mẫu đơn xin thôi học (để được thi tuyển sinh) |
| 16 |
Mẫu đơn xin thôi học (lư do khác) |
| 17 |
Mẫu đơn xin học lại (áp dụng đối với sinh viên xin tạm nghỉ v́ hoàn cảnh khó khăn hoặc lư do khác) |
| 18 |
Mẫu đơn xin học lại (áp dụng đối với sinh viên xin tạm nghỉ để điều trị bệnh) |
| 19 |
Mẫu đơn xin học lại (áp dụng đối với sinh viên bị đ́nh chỉ học tập) |
| 20 |
Mẫu đơn xin chuyển trường |
| 21 |
Mẫu đơn xin vào kư túc xá |
| 22 | |
| 23 |
Mẫu đơn xin xác nhận có hộ khẩu thường trú tại địa phương |
| 24 | |
| 25 |
Mẫu đơn xin xác nhận thời gian tập trung học (dùng cho học viên cao học) |
| 26 |
Mẫu Đơn xin xác nhận là học viên cao học (dùng cho học viên cao học) |
| 27 |
Mẫu đơn xin xác nhận tŕnh độ ngoại ngữ tương đương C (dùng cho học viên cao học) |
|
|
|
|
|
CÁC LOẠI BIỂU MẪU |
|
1 |
Mẫu phiếu thanh toán ra trường (dùng cho tập thể lớp) |
|
2 |
Mẫu phiếu thanh toán ra trường (dùng cho cá nhân) |
|
3 |
Mẫu phiếu đăng kư học phần |
|
4 |
|
|
5 |
|
|
6 |
|
| 7 | Mẫu Database lớp sinh viên |
Danh mục này sẽ được bổ sung, sửa đối khi cần thiết hoặc được loại bỏ khi không c̣n phù hợp.
|
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN ************
Quy ước chung: Khoa Công Nghệ cố gắng giải quyết trong ngày các loại đơn từ và thủ tục hành chính khác cho sinh viên. Các loại giấy tờ thường dùng như các loại đơn xin xác nhận, các loại phiếu, mẫu bảng biểu… cần chữ kư của Lạnh đạo Khoa hoặc Văn pḥng đề nghị gởi cho Văn pḥng Khoa theo quy ước thời gian như sau: - Gởi trước 8g30 sẽ nhận lại sau 10g30 sáng. - Gởi trước 14g30 sẽ nhận lại sau 16g30. Những trường hợp cần lấy gấp đề nghị tŕnh bày trực tiếp với Cô Nguyễn Thị Thuận, Cô Vơ Thị Ngọc Nở (VP2) hoặc Thầy Chánh (VP1). Đề nghị sinh viên xem các hướng dẫn cụ thể sau đây để thực hiện các thủ tục hành chánh được dễ dàng.
1. Đối với các loại đơn xin xác nhận: Sau khi điền đầy đủ thông tin vào đơn, sinh viên nộp đơn tại văn pḥng 2 – KCN (để vào tập tŕnh kư chỗ bàn cô Nguyễn Thị Thuận). Ban chủ nhiệm Khoa sẽ kư xác nhận và đóng dấu theo thời gian quy ước nói trên. Sinh viên nhận lại đơn tại bàn “nhận lại đơn” cũng tại văn pḥng 2 – KCN trong ngày.
2. Đối với phiếu thanh toán ra trường: Phần thanh toán của Khoa CN là tại mục “Đơn vị quản lư”. a. Đối với sinh viên tốt nghiệp đúng tiến độ: Lớp trưởng sử dụng một phiếu thanh toán (mẫu dùng cho tập thể lớp) cho tất cả các sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp, kèm theo danh sách sinh viên. b. Đối với sinh viên tốt nghiệp sớm hơn tiến độ và chậm hơn tiến độ th́ làm phiếu riêng (mẫu phiếu dùng cho cá nhân) cho mỗi cá nhân. Tŕnh tự kư thanh toán như sau: - Thanh toán tại Bộ môn quản lư ngành học (Người kư: Trưởng hoặc Phó Bộ môn) - Thanh toán tại thư viện Khoa (Người kư: Cô Nguyễn Thị Thơm hoặc cô Lại Thị Trâm Anh) - Thanh toán tại Đoàn thanh niên Khoa (Người kư: Thầy Nguyễn Đăng Khoa – Bí thư, hoặc các Thầy Nguyễn Thái Sơn, Phan Trọng Nghĩa - UVBCH {BM kỹ thuật điện}, Nguyễn Thanh Tùng – Phó bí thư {Bm Kỹ thuật cơ khí}, Nguyễn Việt Bách UVBCH {BM Công nghệ hoá học} - Cuối cùng là thanh toán tại Văn pḥng Khoa (Người kư: Thầy Bùi Thiện Chánh – Chánh VP {VP1}. Trường hợp thầy Chánh vắng mặt, SV gặp Cô Lă Thị Thanh Hà {VP2) để kư và đóng dấu Khoa). - Sinh viên nộp phiếu thanh toán chung với hồ sơ tốt nghiệp. 3. Đối với phiếu thông tin về sinh viên tốt nghiệp: SV nhận phiếu này tại P.CTSV hoặc download trên trang web KCN. Sau khi điền đầy đủ thông tin và kư tên, sinh viên nộp phiếu này chung với phiếu thanh toán ra trường và hồ sơ tốt nghiệp. 4. Đối với hồ sơ tốt nghiệp: a. Đối với SV tốt nghiệp đúng tiến độ: Lớp trưởng phải thực hiện các công việc sau đây: i. Lớp trưởng đến P.CTSV nhận mẫu hồ sơ tốt nghiệp cho tất cả SV đủ điều kiện tốt nghiệp của lớp (mỗi Sv 02 bản, sv có thể làm thêm một bản để lưu trữ cá nhân), phát cho các bạn điền đầy đủ thông tin và mang về xác nhận tại chính quyền địa phương. ii. Lớp trưởng tập hợp tất cả các hồ sơ tốt nghiệp (hồ sơ đă có xác nhận của chính quyền địa phương, kèm theo mỗi hồ sơ là phiếu thông tin về sinh viên tốt nghiệp, bảng điểm toàn khoá của mỗi cá nhân, bảng tổng hợp kết quả xếp loại tốt nghiệp, phiếu thanh toán ra trường của tập thể lớp) nộp cho cố vấn học tập (CVHT) để CVHT nhận xét quá tŕnh học tập, rèn luyện tại Trường của mỗi SV. iii. Sau khi nhận xét xong trên tất cả các hồ sơ tốt nghiệp, CVHT nộp tất cả (hồ sơ tốt nghiệp,bảng điểm, phiếu thông tin SV tốt nghiệp, phiếu thanh toán ra trường) cho anh Trần Hoàng Phúc ở VPK1. b. Đối với SV tốt nghiệp chậm hoặc sớm hơn tiến độ: Mỗi cá nhân SV đến P.CTSV nhận mẫu hồ sơ tốt nghiệp, điền đầy đủ thông tin, mang về địa phương xác nhận. Nộp tất cả (hồ sơ tốt nghiệp, bảng điểm toàn khoá, phiếu thông tin SV tốt nghiệp, phiếu thanh toán ra trường) cho thầy Chánh – VPK1 (trường hợp T. Chánh vắng mặt th́ nộp cho anh Trần Hoàng Phúc).
5. Đơn xin vào Kư túc xá
a. Đối tượng Sinh viên (SV) xét chọn, thứ tự ưu tiên - Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, Anh hùng Lao động; - Con liệt sĩ, con thương binh, bệnh binh, người hưởng chính sách như thương binh; con của người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học; - Dân tộc ít người (do Ban Dân tộc tỉnh,thành cấp); - SV thuộc diện hộ nghèo (có Sổ Hộ nghèo do Sở LĐTB&XH cấp); - SV bị tàn tật; - SV mồ côi cả cha lẫn mẹ (có xác nhận của UBND xă, phường, thị trấn nơi cư trú); - SV có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn.
b. Hồ sơ xin xét chọn - Đơn xin vào ở KTX (theo mẫu), trong đó nêu rơ: hoàn cảnh gia đ́nh, đối tượng ưu tiên và phải có xác nhận của chính quyền địa phương (phường, xă) nơi cư trú, xác nhận của khoa quản lư (đối với SV khóa cũ); - Bản sao có công chứng các giấy tờ ưu tiên (nếu có); - Bản sao Giấy báo trúng tuyển (nếu là SV năm thứ 1); - Các giấy tờ ưu tiên khác (nếu có).
c. Quy tŕnh xét chọn - Hồ sơ nộp tại Pḥng CTSV; - Trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Hội đồng tiến hành xét chọn theo tiêu chuẩn đă quy định; - Công bố kết quả (niêm yết tại bảng thông báo của Pḥng CTSV); - Khi nhận được thông báo kết quả xét duyệt, SV đến bộ phận quản lư nội trú làm hồ, bao gồm: o 03 ảnh (3x4) cm; o 02 cuốn Sổ Nội trú (theo mẫu); o Mẫu Thẻ KTX (Pḥng CTSV phát hành); o Nộp tiền ở KTX theo hướng dẫn; (Đối với SV các khóa cũ: phải nộp lại Sổ ngoại trú, khai báo thay đổi nơi cư trú với bộ phận quản lư SV ngoại trú). - Nhận chỗ ở: Sau khi hoàn tất các thủ tục nêu trên, SV mang Biên nhận nộp tiền ở KTX đến bộ phận quản lư nội trú để được bố trí chỗ ở; - SV phải tuân theo sự sắp xếp chỗ ở của cán bộ quản lư nội trú và nghiêm chỉnh chấp hành nội quy quy định về công tác quản lư SV nội trú; - Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày niêm yết thông báo kết quả xét duyệt, SV không đến làm hồ sơ nội trú xem như không có nhu cầu ở KTX, Pḥng CTSV sẽ xóa tên khỏi danh sách SV ở KTX và xét tiếp nhận SV khác.
6. Đối với sổ ngoại trú:
a. Đối tượng thực hiện: SV ĐHCT thuộc một trong những diện sau: - SV không ở trong KTX ĐHCT; - SV ở trong KTX nhưng chuyển ra ngoài cư trú bên ngoài trường; - SV có hộ khẩu thường trú tại TP.Cần Thơ. b. Quy tŕnh thực hiện - Đầu khoá học, khi có thông báo trúng tuyển của Trường, SV cần chuẩn bị các loại giấy tạm trú, tạm vắng theo quy định của ngành Công an, ảnh 3x4cm cùng với một bản sao giấy CMND; - Nộp các loại giấy tờ trên cho Pḥng CTSV để chuẩn bị làm giấy tạm trú, tạm vắng dài hạn. Giấy tạm trú tạm vắng dài hạn có thời gian hiệu lực 04 năm, được gia hạn tối đa 02 năm do Công an cấp; - Khi ổn định danh sách của lớp, BCS (BCS) lớp có nhiệm vụ thống kê lại và lập thành một danh sách lớp có phân biệt các SV ở nội trú và ngoại trú; - Lớp trưởng liên hệ mua Sổ Ngoại trú cho SV ngoại trú; - Lớp trưởng sẽ được hướng dẫn cách ghi thông tin vào bản ghi thông tin các SV ngoại trú, đồng thời hướng dẫn cho các SV lớp ḿnh cách điền thông tin, dán h́nh vào trong sổ ngoại trú (Lưu ư mỗi SV sẽ có 02 quyển sổ ngoại trú); - Khi đă ghi đầy đủ các thông tin, lớp trưởng sẽ thu lại mỗi SV một quyển Sổ Ngoại trú và đem nộp lại Pḥng CTSV - Tổ Quản lư Ngoại trú kèm theo bản ghi thông tin. Quyển sổ c̣n lại SV phải cất giữ, bảo quản để Công an địa phương chứng nhận vào Sổ Ngoại trú vào cuối học kỳ (HK) 2; - SV nộp lại Sổ Ngoại trú đă có chứng nhận của Công an địa phương cho Pḥng CTSV vào cuối HK 2 của từng năm học, thời gian từ 01/6 đến 30/6 hằng năm; - Pḥng CTSV sau khi thu nhận sổ sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin nhận xét của Công an địa phương, sau đó sẽ trả lại cho SV, thời gian từ 15/9 đến 15/10 hằng năm.
c. Một số lưu ư - Sổ Ngoại trú: Đầu khoá học mỗi SV phải ghi đầy đủ các thông tin trong 02 Sổ Ngoại trú. Một quyển Sổ Ngoại trú sẽ được nộp lại cho Pḥng CTSV, quyển c̣n lại SV giữ; - SV phải đưa quyển Sổ Ngoại trú (SV đang giữ) cho chủ nhà trọ để chủ nhà trọ đem đến Công an Phường nơi SV đang cư trú để ghi nhận xét và xác nhận quá tŕnh cư trú của SV. Sau khi đă có xác nhận của địa phương, SV sẽ nộp lại quyển sổ đó cho Ban Cán sự (BCS) lớp để nộp lại cho Pḥng CTSV (nộp tập trung theo lớp). - Pḥng CTSV sẽ tiến hành nhận xét quá tŕnh cư trú, cũng như các mặt hoạt động phong trào đời sống của SV trên cơ sở nhận xét đánh giá của địa phương cư trú. Kết quả nhận xét này sẽ được Pḥng CTSV phản ánh về các đơn vị quản lư SV bằng văn bản trước ngày 15/12. - BCS lớp phải theo dơi và nhắc nhở sinh viên trong lớp thực hiện việc nộp và nhận Sổ Ngoại trú theo đúng thời gian quy định. - Giấy tạm trú tạm vắng dài hạn: SV ở ngoại trú phải làm giấy tạm trú tạm vắng dài hạn để làm cơ sở chứng minh tư cách cư trú hợp pháp của ḿnh. SV phải giữ thẻ tạm trú dài hạn này cẩn thận và chỉ đưa cho chủ nhà trọ của ḿnh đi gia hạn khi giấy đă hết hạn. Thời hạn tạm trú của giấy tạm trú này là 04 năm. - Cơ quan liên hệ làm giấy tạm trú tạm vắng: Cơ quan chịu trách nhiệm làm giấy tạm vắng tạm trú dài hạn cho SV là Pḥng Cảnh sát Quản lư Hành chánh, địa chỉ số 06, Đường Nguyễn Trăi - Phường Cái Khế - Quận Ninh Kiều - TP.Cần Thơ. SV có thể liên hệ để giải quyết các trường hợp làm thẻ, làm thẻ lại do bị thất lạc v.v... - Xác nhận khi thay đổi chỗ ở: Khi SV của Trường đến Công an Phường nơi cư trú đề nghị xác nhận quá tŕnh cư trú tại địa phương vào sổ ngoại trú, nếu thời gian SV chuyển đến cư trú trên địa bàn phường từ 30 ngày trở lên theo đăng kư của chủ nhà trọ th́ Công an Phường nơi SV đang cư trú nhận xét và xác nhận vào Sổ ngoại trú cả thời gian cư trú của SV. - SV chỉ cư trú tại nhà trọ có đăng kư và có giấy phép kinh doanh. Việc này rất quan trọng v́ đây là điều kiện để Công an Phường nơi cư trú xác nhận vào Sổ Ngoại trú cho SV. Các trường hợp SV không được xác nhận từ địa phương, SV phải chủ động mang sổ lên Pḥng CTSV để tŕnh bày lư do. - SV ngoại trú có Hộ khẩu tại quận Ninh Kiều, quận B́nh Thủy - TP.Cần Thơ: Khi nộp lại sổ không cần xác nhận của Công an Phường nơi cư trú. Ngoài 2 quận kể trên, các trường hợp c̣n lại vẫn phải có xác nhận của Công an Phường nơi cư trú. - Thay đổi chỗ ở: Khi thay đổi chỗ ở, SV phải đến báo lại tại Pḥng CTSV – Tổ Quản lư SV ngoại trú. Nếu SV không báo khi thay đổi chỗ ở th́ sẽ bị xử lư theo quy chế. - Khi bị mất sổ ngoại trú: Trường hợp bị thất lạc, mất sổ v.v... SV đến liên hệ Tổ Quản lư SV Ngoại trú (P.CTSV) để được hướng dẫn làm sổ mới.
7. Đơn xin tạm nghỉ, xin thôi học (có 03 loại mẫu đơn) - SV có thể xin tạm nghỉ hoặc xin thôi học trong những trường hợp sau đây: Hoàn cảnh gia đ́nh quá khó khăn (neo đơn) không thể tiếp tục theo học được (có xác nhận của chính quyền địa phương), bị bệnh phải điều trị dài hạn (có xác nhận của bệnh viện cấp huyện trở lên); Các trường hợp xin nghỉ học do du học tự túc, định cư nước ngoài, thi tuyển sinh lại: phải bồi hoàn kinh phí đào tạo; - Tuỳ trường hợp, SV chọn một trong 02 mẫu đơn xin tạm nghỉ học, sau khi điền đầy đủ thông tin, kư tên, có ư kiến của phụ huynh, xác nhận của chính quyền địa phương/bệnh viên, SV nộp đơn tại VP2 KCN để BCN Khoa kư xác nhận, sau đó Sv nhận lại và nộp cho Pḥng CTSV; - Khi được sự chấp thuận của Nhà Trường (SV liên hệ P.CTSV để biết thông tin này), SV làm Thanh toán ra trường, nộp cho P. CTSV trước khi nhận Quyết định. 8. Xin học lại (có 03 mẫu) - Khi hết thời gian tạm nghỉ, hết thời gian thi hành kỷ luật đ́nh chỉ 1 năm học, SV làm đơn xin học lại theo mẫu; - Tùy trường hợp SV chọn một trong 03 mẫu để thực hiện. Tŕnh tự kư xác nhận như đơn tạm nghỉ học. - Nộp đơn tại Pḥng CTSV trong thời hạn ghi tại Quyết định cho tạm nghỉ và nhận Quyết định thu nhận học lại sau 7 ngày. 9. Đơn xin chuyển trường - SV có thể xin chuyển trường trong những trường hợp sau đây: Gia đ́nh SV chuyển hộ khẩu thường trú, chuyển công tác, chuyển địa điểm sản xuất tới gần trường định chuyển đến; SV có hoàn cảnh khó khăn đột xuất, cần thiết phải chuyển đến gần nơi cư trú của gia đ́nh để có điều kiện tiếp tục việc học tập; - Điều kiện: o Trường cho chuyển và tiếp nhận trong cùng khối ngành học; o Có hộ khẩu đăng kư dự thi nằm trong vùng tuyển của trường tiếp nhận; o Trong năm chuyển trường SV không bị kỷ luật từ cảnh cáo trở lên; o Được sự đồng ư của Hiệu trưởng trường đang học và trường sẽ chuyển đến. o SV nộp đơn theo mẫu tại Pḥng CTSV vào thời điểm thích hợp; o Lập Quyết định tŕnh BGH kư ban hành; o SV làm Thanh toán ra trường, nộp cho Pḥng CTSV trước khi nhận Quyết định. o (SV đang học năm đầu, năm cuối và SV đă dự thi tuyển sinh vào trường muốn chuyển đến nhưng không trúng tuyển không thuộc diện chuyển trường).
10. Đơn xin mượn pḥng (học, hội, họp, báo cáo chuyên đề…) - Đại diện ban cán sự (BCS) lớp thực hiện. Sau khi điền đầy đủ thông tin vào đơn, sv tŕnh CVHT kư xác nhận rồi nộp cho T. Chánh hoặc anh Phúc ở VP1. VPK sẽ kư cho mượn pḥng ngay khi nộp đơn (nếu có pḥng trống). SV nên làm đơn mượn pḥng sớm hơn thời gian sử dụng vài ngày. Trường hợp CVHT bận đi công tác, đi học… sv nên điện thoại báo cho CVHT và nộp đơn trực tiếp cho VPK. - Nếu có pḥng trống phù hợp với nhu cầu của lớp, VPK sẽ kư cho mượn, ghi vào sổ và trả lại đơn ngay cho SV. Khi đến sử dụng pḥng, SV mang theo giấy mượn pḥng để nhân viên quản lư pḥng học kiểm soát. VPK sẽ cử nhân viên quản lư pḥng học trực và mở pḥng cho Sv sử dụng đúng thời gian SV yêu cầu trong đơn. - Khi sử dụng pḥng, Sv phải thực hiện đúng nội dung đă cam kết trong đơn, mọi hư hỏng, mất mát, mất vệ sinh, mất trật tự… người đứng tên mượn pḥng hoàn toàn chịu trách nhiệm. - Sau khi sử dụng pḥng xong, SV phải làm vệ sinh, sắp xếp bàn ghế, đóng cửa tắt đèn, tắt quạt… báo cho nhân viên quản lư pḥng học trả pḥng, trả thiết bị, dụng cụ và khoá cửa. sau khi trả pḥng cho nhân viên quản lư pḥng học, sinh viên mới được ra về. CầnThơ, ngày 01 tháng 04 năm 2008 CHÁNH VĂN PH̉NG
Bùi Thiện Chánh Chú ư: · Những thắc mắc hoặc câu hỏi khác có liên quan đề nghị sinh viên liên hệ với thầy Chánh để được hướng dẫn chi tiết thêm. · Hướng dẫn này sẽ được cập nhật, sửa đổi tuỳ theo t́nh h́nh chung của Trường, của Khoa. · Một số mẫu đơn có hướng dẫn cụ thể ngay trên mẫu đơn.
VĂN PH̉NG KHOA
|