Tổng quan
Chức năng nhiệm vụ:
Điện thoại: 0710-3831068 Fax: 0710-3831068
1. Chức năng của Văn phòng Khoa
Là một đơn vị chức năng, Văn phòng Khoa giúp Ban Chủ Nhiệm Khoa tổ chức, điều hành toàn bộ các hoạt động hành chính trong phạm vi toàn Khoa. Tổ chức giao dịch hành chính, trao đổi thông tin giữa Ban Chủ Nhiệm Khoa với các đơn vị, cơ quan trong và ngoài Trường, cán bộ công nhân viên và sinh viên trong và ngoài trường.
2. Nhiệm vụ chính của Phòng
2.1 Tổ văn phòng
- Lập kế hoạch chung về các mặt công tác, tập hợp mọi thông tin về các mặt công tác của Khoa. Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch.
- Tổ chức chỉ đạo công tác văn thư của Khoa kịp thời và không để thất lạc (công văn đến, công văn đi, phân phối, theo dõi việc thực hiện, lưu trữ công văn đầy đủ và thứ tự để việc khai thác tài liệu lưu trữ được nhanh theo yêu cầu).
- Theo dõi, tổng hợp, điều phối và đôn đốc các đơn vị trong Khoa thực hiện đúng kế hoạch thời gian.
- Dự thảo báo cáo, công văn, quy định v.v... của Khoa theo yêu cầu của Ban Chủ Nhiệm Khoa
- Cập nhật các số liệu thống kê trong toàn Khoa để cung cấp kịp thời theo yêu cầu của Ban Chủ Nhiệm Khoa.
- Quản lý phòng học, các phương tiện nghe nhìn, hội trường, phòng khách phục vụ các hội nghị, hội thảo của Khoa và các đơn vị.
- Tổ chức thực hiện, hướng dẫn và kiểm tra qui cách các văn bản ở các đơn vị trong Khoa.
- Tổ chức sao chép, đánh máy tài liệu phục vụ cho công tác và hội nghị, hội thảo.
- Theo dõi và cấp giấy giới thiệu, công lệnh, giao nhận bưu phẩm v.v...
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng của Khoa
- Quản lý các con dấu của Khoa.
- Phục vụ nước uống, vệ sinh thường xuyên và bảo vệ an toàn cho khu vực do khoa quản lý.
- Giúp các đơn vị trong Khoa liên lạc với các cơ quan trong và ngoài Trường.
- Phương châm hoạt động của tổ văn phòng là giải quyết công việc nhanh, gọn, kịp thời và chính xác, không gây phiền hà.
- Thường xuyên chăm sóc vệ sinh hội trường và cơ sở vật chất của khu hiệu bộ, bảo quản tốt trang thiết bị phục vụ hội nghị .
- Giải quyết được việc cho mọi đối tượng đến quan hệ công tác trong khuôn khổ qui định của Trường, Bộ và Nhà nước
- Chuẩn bị thật chu đáo cho mọi công tác, có tinh thần phục vụ ân cần và hoà nhã với mọi người.
- Có tinh thần quán xuyến, theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt các chỉ đạo của Ban Giám hiệu.
2.2 Tổ bảo vệ
- Bảo vệ an toàn cho toàn bộ khu vực do Khoa Môi trường quản lý về an ninh trật tự, an toàn tài sản, phòng cháy, chữa cháy;
- Kiểm soát người ra vào, nhắc nhở về trật tự giữ gìn vệ sinh môi trường cảnh quan;
- Tiếp đón, báo cáo với lãnh đạo Khoa và hướng dẫn khách đến làm việc, tham quan Khoa
2.3 Tổ vệ sinh tạp dịch
Giữ gìn vệ sinh chung trong toàn bộ khu vực do Khoa quản lý