|
PHÒNG
TÀI VỤ ***
1.
Chức năng: Chức
năng của Phòng Tài vụ là tham mưu phương
hướng, biện pháp, qui chế quản lý tài chính,
thực hiện các quyết định tài chính
của Hiệu trưởng và tổ chức thực
hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, đúng
qui chế. 2.
Các nhiệm vụ cụ thể: -
Đề xuất phương hướng, biện pháp
cải tiến quản lý tài chính hằng năm,
nhiều năm; -
Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn
thiện chế độ tiêu chuẩn định
mức thu chi; -
Đề xuất dự toán tài chính thường xuyên
năm sau; -
Đề xuất phân bổ tài chính thường xuyên
từng năm ; -
Hướng dẫn các đơn vị trực
thuộc lập dự toán thu chi hằng năm; -
Tham mưu xét duyệt dự toán thu, chi hằng năm
của các đơn vị trực thuộc ; -
Thông báo chính thức phân bổ tài chính thường
xuyên hằng năm; -
Báo cáo Bộ chủ quản dự toán thu, chi tài chính
của trường hằng năm, từng quý và các
báo cáo cần thiết khác cho Kho bạc Nhà nước. -
Xét duyệt yêu cầu điều chỉnh dự toán
chi năm còn nằm trong giới hạn đã
được duyệt và dự toán chi từng công
việc. - Tổ chức thực hiện dự toán thu nhận hằng năm đã duyệt và các khoản thu nhận khác theo chỉ đạo Hiệu trưởng; - Thực hiện chi xuất tài chính cho các khoản chi chế độ qui định, các khoản chi theo dự toán chi công việc được duyệt và các khoản chi ngoài dự toán chi được Hiệu trưởng phê duyệt. -
Đề trình Hiệu trưởng phê duyệt các
hồ sơ thanh quyết toán. -
Thực hiện thu nộp thuế thu nhập cá nhân có
thu nhập cao. Kiểm
tra, kiểm soát việc thực hiện các qui định
quản lý tài chính và chế độ tài chính. Giám
dốc thực hiện dự toán thu chi hằng năm,
chế độ chi trả cho người lao động,
chế độ quản lý tài sản, các qui định
về công nợ, sử lý mất mát, hư hỏng,
thiếu hụt tài sản. Thu
nhận, xuất cấp, bảo quản tiền
mặt và các chứng chỉ, hiện vật có giá
trị như tiền (công trái, vàng, đá quý.) Thực
hiện các thủ tục giao dịch ngân sách
theo qui định với Kho bạc Nhà nước
Cần thơ. Thực
hiện các thủ tục giao dịch tài chính với
các Ngân hàng thương mại có mở tài khoản Phát
hành và lưu chuyển các chứng từ kế toán
theo qui định Thực
hiện dầy đủ công tác kế toán tài chính
theo qui định Nhà nước Lưu
trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế
toán theo qui định nhà nước. II . QUY ĐỊNH CHUNG
-
Toàn bộ nguồn tài chính ở Trường
được phân thành ba nhóm và giao cho ba bộ
phận thực hiện công tác quản lý tài chính.
Ban quản lý công trình quản lý nguồn Ngân sách nhà
nước (NSNN) cấp cho xây dựng cơ bản;
Trung tâm dịch vụ quản lý tài chính các hoạt
động sản xuất dịch vụ (kể
cả các viện, Trung tâm được cho phép
hạch toán độc lập) và Phòng Tài vụ
quản lý tài chính các nguồn tài chính còn lại. Tài
chính của các đoàn thể nằm ngoài phạm vi
trách nhiệm quản lý đã đề cập trên. -
Phòng Tài vụ có trách nhiệm thực hiện
quản lý tài chính các khoản NSNN cấp (trừ kinh
phí xây dựng cơ bản) học phí lệ phí,
khấu hao tài sản và đóng góp từ hoạt
động sản xuất dịch vụ, các khoản
thu được phép khác của Trường và
mọi khoản viện trợ, tài trợ quốc
tế cho trường. Các Phòng Ban phụ trách các công
tác có liên quan đến các khoản tài chính trên cũng
sẽ được giao trách nhiệm tham gia thực
hiện quản lý tài chính ở từng phần đoạn
cụ thể. Từ đây về sau, khái niệm tài
chính của Trường được hiểu trong
phạm vi các khoản nguồn tài chính đã nêu
ở phần nầy. -
Tài chính của Trường tạm thời phân thành
tài chính của hoạt động thường xuyên
(tài chính thường xuyên (TCTX) và tài chính của
hoạt động không thường xuyên (TCKTX). TCKTX
bao gồm NSNN cấp nghiên cứu khoa học, NSNN
cấp cho mục tiêu đã định trước (tăng
cường nhà cửa, thiết bị....) , viện
trợ tài trợ quốc tế. Đối với
TCTX, căn cứ vào khả năng thực nhận
hằng năm, Hiệu trưởng sẽ có quyết
định phân phối một số kinh phí nhất
định cho từng đơn vị trực
thuốc để thực hiện các nhiệm vụ
chi được giao trong năm và Thủ trưởng
các đơn vị đó chịu trách nhiệm
quản lý sử dụng đúng chế độ
quản lý tài chính và hiệu quả. Song song, Hiệu
trưởng cũng sẽ giao trách nhiệm quản lý
sử dụng kinh phí cho một số Phòng Ban chức
năng thực hiện các nhiệm vụ chi có tính
chất chung (vì chưa đủ điều kiện
giao kinh phí cho đơn vị trực thuộc)
hoặc có tính đầu tư phát triển. -
Đối với kinh phí ký túc xá, Hiệu trưởng
sẽ phê duyệt dự toán thu chi hằng năm và
giao trách nhiệm quản lý sử dụng cho
đơn vị, bộ phận, cá nhân theo mục
đích cấp kinh phí và chức năng nhiệm
vụ đơn vị có liên quan. Thủ trưởng
đơn vị, cá nhân đó cũng phải chịu
trách nhiệm quản lý sử dụng kinh phí theo
đúng chế độ hiện hành hoặc cam
kết tài trợ và hiệu quả. -
Qúa trình hoạt động tài chính của Trường
được phân thành bốn phân đoạn là
dự toán, chấp hành, thanh quyết toán, kế toán
và báo cáo kế toán và chu kỳ hoạt động tài
chính tài chính của Trường là năm dương
lịch. Dự toán thu, chi hằng năm của dơn
vị được Hiệu trưởng phê
duyệt là văn bản giao nhiệm vụ tài chính
cụ thể, mọi cấp , đơn vị trong toàn
Trường đều phải chấp hành trong quan
hệ tài chính. Gía trị hiệu lực của văn
bản là năm dương lịch. Dự toán chi cho
từng công việc là dự toán chi chi tiết
của dự toán chi hằng năm và phải
được Trưởng Phòng Tài vụ (được
ủy quyền của Hiệu trưởng) duyệt xét
trước khi thực hiện chi tiêu. Hiệu trưởng
quyết định tài chính cụ thể đối
với những yêu cầu chi tiêu nằm ngoài dự
toán chi hằng năm. Giao Trưởng phòng tài vụ
được quyết định và báo cáo lại
đối với yêu cầu điều chỉnh chi tiêu
còn nằm trong giới hạn khung của dự toán
chi đã duyệt. -
Cá nhân được đơn vị phân công
thực hiện dự toán chi từng công việc
đã được duyệt có trách nhiệm liên
hệ với Phòng Tài vụ để làm các thủ
tục nhận kinh phí để sử dụng. Cá nhân
nầy cũng phải chịu trách nhiệm giao
nộp cho Phòng Tài vụ hồ sơ thanh quyết toán
hợp lệ khi đến hạn kết thúc. -
Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ
chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo
kế toán ở Phòng Tài vụ (PTV) theo đúng qui
định hiện hành.
III.
QUY TRÌNH THỦ TỤC DỰ TOÁN, CHẤP HÀNH VÀ THANH
QUYẾT TOÁN TÀI CHÍNH Ở TRƯỜNG ĐẠI
HỌC CẦN THƠ. 1.
QUY TRÌNH THỦ TỤC DỰ TOÁN CHI NĂM 1.1.
Quy trình thủ tục: (1)
Ban Giám hiệu thông báo chỉ tiêu kinh phí kiểm tra
năm cho các đơn vị +
PTV trình Ban Giám hiệu (BGH) báo cáo dự toán thu
dự kiến phân bổ sử dụng và dự
kiến phân giao kinh phí cho các đơn vị. +
BGH tổ chức xem xét và quyết định tạm
thời dự kiến mức kinh phí phân phối cho các
đơn vị (chỉ tiêu kinh phí kiểm tra ) +
PTV thực hiện thông báo chỉ tiêu kinh phí kiểm
tra và hướng dẫn các đơn vị lập
dự toán chi hằng năm. (2)
Đơn vị lập, gửi trình báo cáo dự toán
chi năm cho những nhiệm vụ chi được
giao +
Đơn vị tự đánh giá tình hình thực
hiện kinh phí năm qua; +
Lượng gia tăng giảm kinh phí nhiệm vụ
chi năm mới; +
Lập báo cáo dự toán chi năm mới trên hai cơ
sở nêu trên và chỉ tiêu kinh phí kiểm tra. +
Gửi báo cáo dự toán chi đúng hạn (3)
BGH tổ chức xét duyệt và thông báo phân giao
chỉ tiêu kinh phí chính thức cho các đơn
vị. +
PTV và một số phòng được phân công có trách
nhiệm xử lý số liệu dự toán chi các
đơn vị và báo cáo BGH. +
BGH tổ chức xét duyệt và quyết định
mức kinh phí phân giao cho từng đơn vị. +
PTV thực hiện thông báo quyết định phân
giao kinh phí cho từng đơn vị. +
Mọi đơn vị đều lập lại
dự toán chi năm theo mức kinh phí đã được
quyết định và gửi trình BGH 3 bảng để
phê duyệt chính thức. +
PTV tiếp nhận các dự toán chi đã được
phê duyệt, lưu giữ 2 bảng và chuyển
về đơn vị 1 bảng để làm căn
cứ thực hiện. (4)
Điều chỉnh dự toán chi năm đã
được phê duyệt vào tháng 8. +
Đơn vị lập, gửi 3 bảng điều
chỉnh dự toán chi năm cho PTV chậm nhất 15
tháng 8. +
PTV tập hợp, báo cáo BGH +
BGH tổ chức xem xét và phê duyệt dự toán chi
điều chỉnh chậm nhất ngày 30/08. +
PTV tiếp nhận dự toán chi điều chỉnh
được phê duyệt, lưu giữ 2 bảng và
chuyển đến đơn vị 1 bảng để
thực hiện. -
Lưu ý: thông thường chấp nhận điều
chỉnh cơ cấu chi, hạn chế điều
chỉnh tăng mức, khuyến khích điều
chỉnh giảm chi hợp lý. 1.2
Hồ sơ -
Dự toán chi hoạt động thường xuyên năm... -
Báo cáo điều chỉnh dự toán chi hoạt động
thường xuyên năm... 2.
QUY TRÌNH THỦ TỤC CHẤP HÀNH TÀI CHÍNH 2.1
Quy trình và thủ tục (1)
Thành lập và gửi trình dự toán kinh phí thực
hiện +
Đơn vị lập và gởi hồ sơ dự
toán chi nầy cho BGH thông qua PTV +
Hồ sơ dự toán chi phải bảo đảm
đầy đủ nội dung, chiết tính chi
cụ thể và trước khi tiến hành công
việc một thời gian nhất định ( ít
nhất là 15 ngày ) (2)
Kiểm soát và thông báo kết quả dự toán chi
từng công việc +
Các hồ sơ dự toán chi liên quan đến tiêu
chuẩn định mức kỷ thuật công tác
đào tạo và công tác vật liệu, dụng
cụ thì phòng Giáo vụ, phòng Quản trị
thiết bị ký kiểm soát trước khi
chuyển đến phòng Tài vụ . +
PTV nhận hồ sơ dự toán chi, thực hiện
kiểm soát tiêu chuẩn định mức chi và trình
BGH duyệt dự toán chi chậm nhất 7 ngày ( không
trình đối với những khoản chi đã
ủy quyền cho PTV ) +
PTV thông báo cho đơn vị thông qua cá nhân
được giao trách nhiệm, kết quả xét
duyệt dự toán chi ( chậm nhất 15 ngày sau khi
nhận hồ sơ ) (3)
Cấp phát kinh phí thực hiện dự toán chi công
việc +
Cá nhân được phân công của đơn
vị lạp giấy đề nghị tạm ứng
từng phần kinh phí của dự toán chi được
duyệt, gửi PTV. +
PTV thực hiện kiểm soát, cấp phát
kinh phí một cách hợp lý trên cơ sở
tiến độ thực hiện công việc. (chậm
nhất 7 ngày sau khi nhận giấy tạm ứng) 2.2
Hồ sơ: -
Hồ sơ dự toán kinh phí thực hiện bao
gồm phàn văn mô tả khái quát công việc
cần thực hiện, dự toán chi với thuyết
minh cơ sở tính toán chi và đính kèm các tài
liệu cần thiết có liên quan. -
Hồ sơ để cấp phát kinh phí : bao gồm
giấy tạm ứng kinh phí và các tài liệu
cần thiết ( hợp đồng, giấy báo giá
hoặc các tài liệu tương đương ) 2.3
Một số lưu ý: -
Cá nhân được phân công nhận kinh phí sử
dụng là người chịu trách nhiệm trực
tiếp về an toàn tiền mặt và lập hồ sơ
thanh quyết toán khi đến hạn thời gian. -
Phụ trách đơn vị mà cá nhân trực
thuộc chịu trách nhiệm liên đới đối
với kết quả công tác đã phân công cho cá nhân. -
Khi phát sinh chi tiêu ngoài dự toán chi được
chấp thuận thì phải lập, trình duyệt
dự toán chi bổ sung trước khi thực
hiện. 3.
QUY TRÌNH THỦ TỤC THANH QUYẾT TOÁN 3.1
Quy trình, thủ tục. (1)
Thành lập hồ sơ thanh quyết toán -
Cá nhân có trách nhiệm tập hợp chứng từ
chi tiêu đã thực hiện, lập thành hồ sơ
đề nghị thanh quyết toán, trình các cấp liên
quan đến việc thực hiện ( thông thường
là phụ trách Bộ môn , Khoa ) ký duyệt kiểm tra
kiểm soát trước khi trình cấp Trường. -
Thủ trưởng đơn vị, bộ phận
cấp dưới trực tiếp BGH chịu trách
nhiệm ký kiểm tra, kiểm soát kinh phí thực chi
của hồ sơ thanh quyết toán. Và đôn đốc
các cá nhân có trách nhiệm phải hoàn thành trách
nhiệm đúng hạn đã thống nhất (
thực hiện ở dự toán chi công việc ) - Cá nhân có trách nhiệm
gửi hồ sơ thanh quyết toán đã qua ký
duyệt ở đơn vị cho PTV đúng hạn
đã thống nhất, và nộp ngay khoản kinh phí
đã tạm ứng còn thừa. -
Cá nhân có trách nhiệm tiếp tục hoàn chỉnh
hồ sơ thanh quyết toán sau khi BGH phê duyệt
nếu có sai lệch so với hồ sơ đã đề
nghị. (2)
Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán. -
PTV thực hiện trách nhiệm kiểm soát hồ sơ
thanh quyết toán theo qui định ( 7 ngày sau khi
nhận hồ sơ ) -
Chuyển Phòng Hành chính tổng hợp để
nhờ trình BGH phê duyệt; -
Và thông báo kết quả xét duyệt cho cá nhân liên
quan khi kinh phí xét duyệt không bằng số yêu
cầu thanh quyết toán để cấp thời hoàn
chỉnh hồ sơ ( 7 ngày sau khi nhận lại
hồ sơ ) (3)
Phê duyệt hồ sơ thanh quyết toán -
Hiệu trưởng hoặc phó Hiệu trưởng
phụ trách phê duyệt hồ sơ thanh quyết toán
do PTV nhờ trình. -
PTV nhận lại hồ sơ sau khi phê duyệt thông
qua Phòng Hành chính tổng hợp. 3.2
Hồ sơ thanh quyết toán -
Báo cáo tổng kết việc thực hiện công
việc -
Giấy đề nghị thanh toán -
Bảng kê chứng từ thanh toán ( có đính kèm
liền theo và có xếp đặt thứ tự các hóa
đơn, chứng từ hợp lệ, chứng
từ thực chi ) -
Bảng liệt kê và đính kèm theo các tài liệu căn
cứ hoặc kết quả chi tiêu ( nếu có, như
hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng,
biên bản giao nhận tài sản, phiếu nhập tài
sản ,.. ) 3.3
Một số lưu ý : -
Hóa đơn, chứng từ đính kèm bảng kê
chứng từ thanh toán phải bảo đảm tính
hợp lệ đúng theo qui định quản lý
của Bộ Tài chính thì mới được
chấp nhận quyết toán. cá nhân được phân
công thực hiện có thể tìm hiểu ở khâu
nghiệp vụ liên quan của PTV trước khi
nhận kinh phí thực hiện dự toán chi công
việc được duyệt. -
Nộp hồ sơ thanh quyết toán đầy đủ,
kịp thời hạn là yêu cầu bắt buộc
trong quản lý tài chính. cá nhân được
đơn vị phân công chịu trách nhiệm
trực tiếp và phụ trách đơn vị phân công
chịu trách nhiệm liên đới khi thiếu sót,
trể hạn. -
Thời hạn thông thường nộp hồ sơ
thanh quyết toán là 15 ngày ngay sau khi kết thúc công
việc và 30 ngày trước khi kết thúc năm ngân
sách. |