1. Quy trình xử lý văn bản
Văn bản nói chung gồm các loại: công văn
đi, công văn đến, biên bản, báo cáo, thông
báo, quyết định, quy định, công lệnh và
giấy giới thiệu... Quy trình xử lý mỗi
loại văn bản có khác nhau nhưng nói chung đều
qua các khâu chủ yếu sau: soạn thảo, trình
duyệt, lấy số, phát hành, kiểm tra thực
hiện, lưu trữ .
a)
Công văn đến.
Nguyên
tắc chung
Tất
cả các công văn được gởi đến
Trường bằng bất cứ phương
tiện nào cũng đều phải được
đăng ký vào sổ và quản lý có hệ
thống tại Phòng HCTH.
Công
văn đến phải được xử lý nhanh,
chính xác, kịp thời và giữ bí mật theo yêu
cầu.
Công
văn đến phải được chuyển cho lãnh
đạo phòng HCTH xem, kiểm tra quy cách trước
khi trình BGH và sau đó chuyển đến các
đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
giải quyết.
Phải
có ký giao và nhận vào sổ chuyển giao công văn.
Trường hợp cần thiết phải ghi rõ
giờ phút, ngày, tháng, năm giao - nhận công văn.
Nhận
công văn đến:
+ Mở phong bì trình bày sắp
xếp theo từng loại văn bản
+ Đăng lý lấy số, vào
sổ công văn
+ Trình BGH để xin ý
kiến chỉ đạo.
+ Vào sổ theo dõi, xử lý,
sao chép, chuyển đến các đơn vị cá nhân
có liên quan, lưu trữ.
Xử
lý công văn đến.
Kiểm
tra sơ bộ
Khi nhận công văn
đến, cán bộ nhân viên Phòng Hành chính tổng
hợp tiếp nhận và kiểm tra sơ qua một
lần phía ngoài phong bì. Trường hợp công văn
gởi nhầm thì trả lại cho người
gởi hoặc nhân viên Bưu điện.
Phân
loại công văn đến:
-
Các loại công văn không đóng dấu mật,
gởi Ban Giám hiệu và trường (không phải là
thư riêng) không đề tên người nhận thì
bộ phận Văn phòng có nhiệm vụ mở
phong bì và vào sổ chi tiết.
-
Những công văn có đóng dấu “Hỏa tốc”
hoặc “Khẩn” cần được mở để
đảm bảo về mặt thời gian. Trường
hợp đã quá thời gian yêu cầu ghi trong công văn
(vd: thư mời họp hoặc yêu cầu báo cáo
nhanh ...) ghi rõ thời gian nhận được công văn
đó trên bì thư và ghi chú vào sổ công văn
đến.
-
Các công văn ngoài phong bì đề rõ tên người
nhận, công văn mật, công văn gởi Đảng
uỷ, Công đoàn hay các bộ phận chức năng
khác thì bộ phận văn phòng vào sổ, để
nguyên phong bì chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân
đó.
Đóng
dấu công văn đến:
Đóng
dấu công văn đến là để xác nhận
công văn đó đã được đưa qua Phòng
HCTH. Qua dấu công văn đến có thể xác
định công văn đó đến cơ quan ngày
nào, số thứ tự vào sổ để theo dõi và
giải quyết kịp thời. Dấu công văn
đến thường được đóng vào
khoảng trống góc phải.
Phân
phối và kiểm tra thực hiện công văn:
Công
văn sau khi BGH xem xét có ý kiến phân phối và
giải quyết sẽ được chuyển
trả lại cho bộ phận văn thư vào
sổ và chuyển cho đơn vị hoặc các nhân
thực hiện theo ý kiến của BGH.
Công
văn đến ngày nào cần vào sổ, chuyển
giao ngay trong ngày hôm đó.
Đối
với công văn đến cần theo dõi giải
quyết, bộ phận văn thư theo dõi và báo cáo
thường xuyên việc giải quyết công văn
của bộ phận đó cho Lãnh đạo Phòng
biết và đôn đốc giải quyết khẩn
trương công việc.
b)
Công văn đi.
Công văn đi là tất cả những văn
bản, giấy tờ tài liệu do Trường
gởi đi các nơi khác. Tất cả công văn,
giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa
của Trường để gởi ra ngoài, nhất
thiết phải thông qua Phòng Hành chính Tổng hợp
để đăng ký, đóng dấu và phát hành
Kiểm
tra thể thức công văn.
Trước khi vào sổ, lấy số, cần
kiểm tra lại công văn xem thể thức trình bày
và thẩm quyền ký ban hành đã đúng chưa.
Công văn đã đựơc đảm
bảo về hình thức, ghi đầy đủ tiêu
ngữ, tiêu đề,số, ký hiệu, trích yếu
nội dung sau đó bộ phận văn thư
của Phòng đóng dấu vào sổ công văn đi
và phát hành.
Phát
hành công văn đi
Công
văn đi phải được chuyển ngay trong
ngày sau khi có chữ ký của BGH hoặc lãnh đạo
Phòng, Ban chức năng. Cần phải lập sổ
giao nhận công văn, cần có chữ ký của người
nhận để tiện việc theo dõi và thực
hiện công văn đó một cách nhanh chóng, kịp
thời.
Công văn gởi ra bên ngoài cần sử
dụng phong bì thống nhất của Trường trên
đó có in sẵn địa chỉ để
tiện liên lạc. Địa chỉ người
nhận phải ghi rõ ràng, đầy đủ, không
viết tắt.
Lưu
Công văn đi
Các công văn đi cần phải lưu bản
chính ở Phòng Hành chính Tổng hợp để
tiện việc theo dõi tra tìm, phục vụ khi
cần thiết.
Công văn do các đơn vị giải
quyết và phát hành đều phải thông qua bộ
phận văn thư Phòng Hành chính Tổng hợp, lưu
bản chính tại đó và trình BGH hoặc Lãnh đạo
đơn vị xem.
c)
Công văn nội bộ.
Công văn nội bộ là những công văn giấy tờ, tài liệu sử dụng trong nội bộ trường, bao gồm: những quyết định về nhân sự, chỉ thị, thông báo, thư mời, giấy công lệnh, giấy giới thiệu,... Các loại giấy tờ này cũng phải có sổ đăng ký, trong đó ghi rõ: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận, ký nhận ... theo các quy định đối với công văn đi và công văn đến.
2.
Quy trình quản lý và sử dụng công xa (Ô tô)
Bảo
quản, giữ gìn, chăm sóc xe.
a)
Tổ Trưởng và Tổ phó chịu trách
nhiệm chung về việc điều hành, theo dõi
kiểm tra tình trạng kỹ thuật của toàn
bộ xe có trong Tổ, thường xuyên nhắc
nhở anh em lái xe bảo quản, giữ gìn, chăm sóc
xe cẩn thận.
Hàng
năm Tổ đều có lên kế họach và
dự trù sửa chữa cho từng xe, để trình
lên các phòng ban chức năng xem xét và BGH duyệt
kế hoạch.
Với
các trường hợp hư hỏng đột
xuất hoặc đặc biệt phát sinh Tổ
sẽ làm tường trình báo cáo lãnh đạo phòng
để xin ý kiến.
b)
Công việc của lái xe trong việc bảo quản,
giữ gìn, chăm sóc :
-
Xe phải sạch sẻ, đầy đủ nhiên
liệu trước khi lăn bánh.
-
Thường xuyên theo dõi và đề xuất
để được cấp và thay thế kịp
thời đúng theo qui định sử dụng xe như
: định kỳ thay nhớt, thay lọc, bơm
mỡ, thay dây couroir..v..v..
-
Sử dụng nhiên liệu đúng chủng
loại, phụ tùng thay thế phải đúng qui cách.
-
Báo cáo ngay cho Tổ những hỏng hóc hoặc
nghi vấn của xe để có hướng xử
lý.
Công
tác điều hành trong Tổ .
a)
Điều xe: Tổ ô tô sẽ điều động
phương tiện tức thời và nhanh chóng theo yêu
cầu của BGH và lãnh đạo phòng HCTH thông qua
tất cả các phương tiện thông tin bất
kỳ nào mà Tổ nhận được. Tương
tự như vậy trong các trường hợp
khẩn cấp như : cháy nổ, cấp cứu..v..v..
Các
trường hợp còn lại, về nguyên tắc,
việc điều xe sẽ dựa trên tinh thần
tiết kiệm không gây lãng phí ngân sách của nhà nước
theo chủ trương của BGH. Trong khi điều
động xe Tổ cũng có chú ý tới yếu
tố con người, tình trạng xe tốt, xấu,
tình trạng đường sá, phong thổ nơi
đến công tác mà bố trí xe thích hợp. Các bước
điều xe như sau:
-
Đơn vị sử dụng xe phải điền
đầy đủ và chi tiết vào “ Phiếu
đăng ký xử dụng xe trường “ theo
mẫu , do lãnh đạo đơn vị ký sau đó
gởi về Tổ Ô tô.
- Tổ sẽ tổng hợp toàn bộ các
phiếu đăng ký xử dụng xe để
dự trù lên kế họach điều động xe
và trình lãnh đạo phòng HCTH duyệt (Hàng ngày).
Giấy đăng ký sử dụng xe của các
đơn vị Tổ sẽ lưu lại và khi
cần thiết có thể kiểm tra những chứng
từ đã lưu.
-
Hàng tháng Tổ sẽ tổng hợp toàn bộ
lệnh điều động trình BGH, lãnh đạo
phòng HCTH để báo cáo và tiếp thu ý kiến khi có
phản hồi.
b)
Lập dự trù mua và cấp phát nhiên liệu.
Hàng
năm, Tổ sẽ tổ chức kiểm tra định
mức nhiên liệu cho từng xe kết hợp
với km bình quân hàng năm cho tổng số
xe.Từ đó tính ra được số nhiên
liệu bình quân phải tiêu thụ mà lên kế
họach dự trù mua và cấp phát nhiên liệu.
Cấp
phát: sau từng chuyến công tác, lái xe sử dụng
sổ công xa và ghi lại tuyến đường
đi, nội dung công việc, số km đã thực
hiện có chữ ký cử cán bộ sử dụng xe.
Căn cứ vào đó Tổ sẽ tiến hành
cấp phiếu xuất nhiên liệu. Cuối tháng
Tổ sẽ tổng hợp lại toàn bộ
phiếu xuất nầy chuyển sang phòng Tài Vụ
để thanh toán và chuyển khoản.
3. Quy
trình Quản lý Nhà khách
Nhà khách trực thuộc Phòng Hành chính Tổng
hợp - Trường Đại học Cần Thơ
hoạt động dưới sự chỉ đạo
của BGH và chịu sự điều phối của
lãnh đạo Phòng HCTH. Nguyên tắc chung của
Tổ Nhà khách là tạo ấn tượng tốt
với khách ngay từ phút đầu tiên khi tiếp xúc,
thái độ phục vụ của nhân viên là
phải niềm nở, lịch sự và lễ độ,
đạo đức tốt, có tính trung thực,
nhiệt tình trong công tác, không quản ngại giờ
giấc.
Thủ
tục đăng ký cho khách ở:
-
Gởi Phiếu đăng ký sử dụng Nhà
khách theo mẫu (Nhà khách sẽ phản hồi ý
kiến ngay trong trường hợp không còn chỗ).
-
Khi đến nghỉ tại nhà khách, nếu là
khách nước ngoài thì gửi lại sổ hộ
chiếu cho nhà khách
để đăng ký tạm trú tại công an phường,
nếu là khách trong nước thì gửi giấy công
lệnh hoặc giấy CMND để vào sổ.
-
Bàn giao phòng, nhà, thanh toán chi phí trước khi
rời khỏi Nhà khách.
Một
số quy định của nhà khách:
a).
Khi khách đã đến ở
tại nhà khách thì phải tuân thủ theo nội quy
của trường, bảng nội quy được
treo trong từng phòng ngủ.
b)
Khi khách có nhu cầu ăn uống, thì phải báo trước
một buổi.
c)
Đặt tiệc: Trong các trường hợp
cần thiết BGH và
các đơn vị trong trường có thể đặt
tiệc đãi khách, có nhiều loại tiệc khác
nhau, với mức độ khác nhau theo yêu cầu
của người đặt tiệc. Thông thường
ở nhà khách có 2 loại
:
- Tiệc chiêu đãi khách giá 50.000đ/1xuất
ăn (không tính nước uống) ngoài ra nếu
cần sẽ thực hiện theo yêu cầu của BGH
hoặc của khách.
- Cơm hằng ngày: sáng,
trưa ,
chiều có 2 mức :
35.000đ/ngày và 30.000đ/ngày
d) Phòng ngủ : dãy nhà khách mặt tiền
mỗi phòng nghí được
trang bị máy lạnh, quạt trần, tivi, máy nước
nóng cho phòng tắm, tủ âm
tường, bàn salon ... Giá phòng được
quy định như sau :
-
Chuyên gia nước ngoài
= 10 USD/ngày
- Khách trong nước :
-
phòng 1 người
= 60.000đ./1ngày
-
phòng 2 người
= 80.000đ./1ngày
-
phòng 3 người
= 100.000đ./1ngày
- phòng nhỏ dãy sau
= 30.000đ./1ngày
- Dãy sole:
- nguyên một nhà
= 300 USD /1 tháng
- 1 phòng = 3 USD /ngày
e) Giờ giấc: Tổ nhà khách luôn luôn
trực 24/24g, được bố trí như sau:
-
Từ 6g30 đến 18g: nhân viên làm việc (khi
có tiệc chiêu đãi thì sẽ về trể hơn)
-
Từ 18g đến 7g sáng: Trực bảo vệ
-
Những ngày nghỉ: đều có phân công người
trực
*
Mức giá ở mục (c) và (d) tùy theo thời giá mà
có sự điều chỉnh cho phù hợp.
4.
Quy trình tổ chức hội thảo.
Về nguyên tắc, Hội nghị Hội
thảo quốc tế phải có kế hoạch
từ năm trước và được cấp có
thẩm quyền phê duyệt trước.
-
Nếu Hội nghị cấp Trường
phải xin phép Bộ.
-
Nếu Hội thảo cấp khoa phải
được sự đồng ý của Ban Giám
hiệu nhà Trường.
-
Một số Hội thảo do Bộ yêu cầu
trường đăng cai thì trường không
phải xin phép.
Qui
trình thực hiện
-
Xác định những nội dung và trọng tâm
cần thảo luận trong Hội thảo
-
Phân công người viết báo cáo, tham luận
...
-
Thành lập Ban tổ chức Hội nghị
hội thảo.
-
Lập danh sách đại biểu (Thành phần
tham gia)
-
Dự kiến chủ tịch và thư ký Hội
nghị để điều hành Hội thảo
-
Xác định thời gian địa điểm
tổ chức và gởi thư mời.
-
Làm thủ tục nhập cảnh cho khách theo qui
định
-
Tổ chức theo dõi việc đưa đón,
tham quan, bố trí nơi ăn ở hợp lý cho khách.
-
In tài liệu kết luận, tổng kết
những kinh nghiệm trong cuộc hội thảo và
thực hiện các báo cáo sau Hội thảo để
gởi các nơi có liên quan..
Chuẩn
bị hậu cần
-
Nguồn kinh phí
-
Trang trí (băng rôl. cây cảnh, khẩu hiệu,
...), sắp xếp Hội trường.
-
Chuẩn bị báo cáo
-
Phiên dịch
-
Photocopy tài liệu
-
Giấy, viết, sơ mi, bản tên, cặp, sách,
vật dụng (nếu có)
-
Đăng ký đại biểu.
-
Trực âm thanh ánh sáng và trực bảo vệ
(trực suốt).
-
Phục vụ các loại máy móc
-
Thực hiện các chương trình tham quan theo
hội nghị.
-
Tiệc chiêu đãi hội nghị
-
Thanh toán các khoản chi tiêu cho Hội nghị
hội thảo